Het Depot Planningstool - Privacy- en cookiebeleid

Privacy- en cookiebeleid

Het Depot Planningstool (website en mobiele app) · laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026

In dit beleid lees je welke persoonsgegevens de Het Depot Planningstool verwerkt, waarom, hoe lang ze bewaard worden en welke rechten je hebt. Het geldt voor de website en voor de mobiele app “Het Depot Planningstool”. De planningstool is geen publieke website: enkel fotografen, admins en onthaalmedewerkers van Het Depot met een account hebben toegang.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke: Het Depot vzw, Martelarenplein 12, 3000 Leuven. Het Depot bepaalt waarvoor de planningstool gebruikt wordt.

Verwerker: FiMar Consulting bv, Schavotstraat 5C, 3130 Begijnendijk. FiMar Consulting ontwikkelt, host en onderhoudt de planningstool in opdracht van Het Depot en verwerkt de gegevens enkel volgens de instructies van Het Depot.

Contact voor privacyvragen: bjorn.hoeterickx@fimar.be. Je vraag wordt indien nodig aan Het Depot bezorgd.

2. Welke gegevens verwerken we?

Identificatie- en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres (ook je gebruikersnaam), telefoonnummer en je rol (fotograaf, admin, onthaal).
Planningsgegevens: je inschrijvingen en opties voor concerten, je selectie voor concerten, je aanwezigheid, je credits en je mailvoorkeuren.
Account- en beveiligingsgegevens: je wachtwoord (enkel versleuteld als hash, nooit leesbaar), tijdelijke verificatie- en resetcodes, de aanmeldgeschiedenis (gebruikersnaam, datum, uur, gelukt of mislukt, website of app) en, als je “Aangemeld blijven” gebruikt, een versleuteld token met de browsergegevens (user agent) van dat toestel.
Gegevens van de mobiele app: een persoonlijk aanmeldtoken, het pushnotificatietoken van je toestel en toestelgegevens (platform, merk, model, besturingssysteemversie en een toestel-ID van de app). De app verzamelt geen locatie, contacten, foto's of andere bestanden van je toestel.
Technische gegevens: bij elk bezoek registreert de webserver van onze hostingprovider technische gegevens zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina (serverlogs).

Je account wordt aangemaakt door een admin van Het Depot. De meeste gegevens krijgen we dus van Het Depot of van jou zelf (via je profiel en je gebruik van de planningstool).

3. Waarom en op welke rechtsgrond?

Doel	Rechtsgrond (AVG art. 6.1)
Fotografen inplannen bij concerten: inschrijvingen, selectie, aanwezigheden en credits beheren	Uitvoering van de samenwerking tussen jou en Het Depot (b)
Je account beheren en je toegang geven tot de planningstool	Uitvoering van de samenwerking (b)
Je informeren via e-mail en pushnotificaties over je selectie, wijzigingen en annulaties	Uitvoering van de samenwerking (b)
Je naam, e-mailadres en telefoonnummer tonen aan andere fotografen en het onthaal, zodat jullie onderling kunnen afstemmen	Gerechtvaardigd belang van Het Depot en de fotografen bij een vlotte samenwerking (f). Je kan dit zelf uitzetten in je profiel.
Dagelijkse mail met nieuwe concerten	Jouw keuze in je profiel, op elk moment uit te zetten (a)
Pushnotificaties op je toestel	Jouw toestemming via je toestel, op elk moment in te trekken in de instellingen van je toestel (a)
Beveiliging: aanmeldgeschiedenis, verificatiecodes, misbruik en inbraakpogingen opsporen, back-ups	Gerechtvaardigd belang van Het Depot bij een veilige en betrouwbare planningstool (f)

We gebruiken je gegevens niet voor marketing of reclame, maken geen profielen en verkopen niets aan derden.

Automatische toewijzing. Is een concert niet tijdig door een admin goedgekeurd, dan wijst de planningstool de fotografen automatisch toe in de volgorde waarin ze zich ingeschreven hebben. Een admin kan die toewijzing altijd nakijken en aanpassen. Heb je vragen over een toewijzing, neem dan contact op met een admin van Het Depot.

4. Wie krijgt je gegevens te zien?

Admins van Het Depot zien de gegevens die ze voor de planning nodig hebben, zoals je naam, contactgegevens, inschrijvingen en aanwezigheid. Onthaalmedewerkers zien je naam, inschrijvingen en aanwezigheid, en je contactgegevens als je die deelt (zie hieronder).
Andere fotografen en het onthaal kunnen je naam, e-mailadres en telefoonnummer zien, zodat fotografen onderling kunnen afspreken (bv. bij een wissel of als iemand verhinderd is). Ze mogen die gegevens enkel daarvoor gebruiken. Wil je dat niet, zet dan in je profiel “Toon mijn e-mailadres en telefoonnummer aan andere fotografen en het onthaal” uit: dan zien zij enkel je naam. Admins blijven je contactgegevens zien.
Dienstverleners (verwerkers) die voor ons werken:
- FiMar Consulting bv (België): ontwikkeling, hosting en onderhoud van de planningstool;
- Level27 (België): webhosting en database;
- Google Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd.) en, voor iPhones, de Apple Push Notification service: het afleveren van pushnotificaties op je toestel. Daarvoor worden het pushtoken en de inhoud van de melding (bv. de naam en datum van een concert) doorgegeven. Hierbij kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerkt worden; dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De website laadt geen lettertypes, scripts of andere bestanden van externe servers: alles wordt vanaf onze eigen server geleverd. We geven je gegevens niet door aan andere derden, behalve als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Account-, contact- en planningsgegevens	Zolang je account bestaat. Werk je niet meer met Het Depot samen, dan wordt je account gedeactiveerd; op je verzoek wordt het volledig verwijderd.
Aanmeldgeschiedenis	12 maanden
Verificatie- en resetcodes	Tot ze gebruikt of verlopen zijn
“Aangemeld blijven”-token	30 dagen, of tot je afmeldt of je wachtwoord wijzigt
Aanmeldtokens en toestelgegevens van de app	Tot je afmeldt in de app (daarna nog maximaal 30 dagen), en hoogstens tot het toestel 9 maanden niet gebruikt is
Pushnotificatietokens	Tot ze ongeldig worden, en hoogstens tot het toestel 9 maanden niet gebruikt is
Back-ups van de database	30 dagen
Serverlogs	Volgens de bewaartermijn van de hostingprovider

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, onder meer: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden en tokens die enkel als hash worden opgeslagen, verificatiecodes bij het aanmelden in de app, toegangsrechten per rol, automatische afmelding na inactiviteit en regelmatige back-ups.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
foute of onvolledige gegevens te laten verbeteren (je naam en telefoonnummer kan je zelf aanpassen in je profiel);
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
je gegevens in een gangbaar, leesbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt;
een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking daarvoor.

Stuur je verzoek naar bjorn.hoeterickx@fimar.be. We antwoorden binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Zonder je naam en e-mailadres kunnen we je geen account geven en je niet inplannen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be.

8. Cookies en lokale opslag

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer, tablet of telefoon bewaard worden. Deze website gebruikt uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de planningstool, of die je zelf aanvraagt. Daarvoor is je toestemming wettelijk niet vereist (art. 5.3 van de ePrivacyrichtlijn 2002/58/EG en de Belgische wetgeving die deze omzet). Er worden geen analyse-, tracking- of marketingcookies gebruikt en geen cookies van derden geplaatst.

Naam	Doel	Bewaartermijn	Soort
`PHPSESSID`	Houdt je aangemeld tijdens je bezoek.	Tot je de browser sluit	Cookie, strikt noodzakelijk
`session_exp`	Geeft aan dat je sessie verlopen is, zodat we dat kunnen melden.	60 seconden	Cookie, strikt noodzakelijk
`depot_remember`	Houdt je aangemeld op dit toestel als je “Aangemeld blijven” aanvinkt. Wordt verwijderd als je afmeldt.	30 dagen	Cookie, op jouw verzoek
`cookieconsent_status`	Onthoudt dat je de cookiemelding gezien hebt.	1 jaar	Cookie, strikt noodzakelijk
`depot_remember_username`	Vult je gebruikersnaam in op het aanmeldscherm als je “Aangemeld blijven” aanvinkt.	Tot je het vinkje uitzet of je browsergegevens wist	Lokale opslag in je browser, op jouw verzoek

Je kan cookies en lokale opslag op elk moment verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Zonder de strikt noodzakelijke cookies kan je je niet aanmelden.

9. Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer de planningstool of de wetgeving verandert. De datum bovenaan toont wanneer het laatst gewijzigd werd. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via de planningstool of per e-mail.

Gebruiksvoorwaarden